على القائد أن يميز بين المواقف التي يجب عليه التصرف تجاهها بالكلام أو بالصمت. ومثال ذلك: عند حضورك لاجتماع مع موظفيك، فإن تأنيك في طرح أفكارك أو رأيك في مسألة ما، قد يزيد من فرص إشراكهم في الحوار، ودفعهم إلى التفكير والمبادرة في اقتراح آراء جديدة، بدلا من كونهم متلقين فقط، مما يثري الاجتماع ويجعله أكثر فائدة.

ومن الأخطاء التي قد يقع بها المدير، هي جعل الموظفين يعتادون على انتظار رأيه في مسألة ما، قبل أن يفكر أحدهم بالمبادرة والتعبير عن أفكاره، مما يعني فقدان الكثير من الأفكار النيرة.

وفيما يلي نصائح لتدريب نفسك على الاستماع إلى فريقك، أكثر من الحديث إليهم:

· أخبر الموظفين عن موضوع الاجتماع مسبقا:
أرسل بريدا إلكترونيا قبل الاجتماع بفترة قائلا: "إن موضوع اجتماعنا المقبل سيكون عن المشروع [س]، وأود سماع ملاحظاتكم بشأنه. لذا، فقد يكون من الأفضل لكم التحضير بشكل مسبق لتتمكنوا من المشاركة بآرائكم، لنتوصل إلى أفضل نتيجة محتملة".

· قم بتحفيزهم على التحدث:
بادر أثناء الاجتماع بدعوة الجميع إلى الحديث؛ لأن انتظار مشاركاتهم للمرة الأولى من دون مساعدتك وتشجيعك لن يدفعهم إلى البدء بالكلام. وبدلا من ذلك، كرر طلبك لسماع المداخلات، ثم توقف عن الكلام. في تلك اللحظة عليك توقع بعض الصمت، وهذا طبيعي. ولكن أسلوبك الإيجابي والتحفيزي سيدفع أحدهم إلى الكلام عاجلا أم آجلا، مما سيفتح الطريق أمام الباقين للمبادرة فيما بعد.

· احرص على تشجيعهم دائما:
إن اقترح أحدهم فكرة جيدة، قم بالإشادة بها وناقش كيفية توظيفها بأفضل الطرق للحصول على النتائج المثلى. أما إن تم طرح فكرة غير جيدة، فإن أفضل أسلوب للتعامل مع الموقف بحيث لا تثبط من عزيمة وحماس صاحبها، هي بذكر النواحي التي أعجبتك فيها، وذلك قبل التعقيب والتعديل عليها. وأخيرا، اطلب منهم أفكارا مقترحة لمعاجة هذه الأمور. إن هذه الطريقة تساعد الموظف على التفكير بشكل استراتيجي ومنطقي، وتدفعه للتفاعل أكثر في الاجتماع.

· اعمل بآرائهم وطبق أفكارهم:
عندما يرى الموظفون أنه تم الأخذ بوجهات نظرهم وتطبيقها على أرض الواقع، فإن ذلك يشعرهم بأن مشاركاتهم قيمة. لاسيما إن مدحت أحدهم أمام الجميع.

· فليكن كلامك موجزا:
بعد اتباع الخطوات السابقة، يجب عليك تدريب نفسك على التوقف عن الكلام عند إيصال الفكرة. فالقائد لا يميل إلى الإفراط في الكلام إلا لأحد هذه الأسباب: 1) عدم قدرته على توصيل أفكاره.
2) يحب الاستماع إلى صوته والحديث إلى الأشخاص المنصتين.
3) توتره بشأن الفكرة التي يريد إيصالها.
4) اعتقاده بأن الحديث مطولا من صفات القادة.

فإن وجدت نفسك تطيل في الكلام، حاول النظر في أسباب ذلك، لتتمكن من تحسين مهارات التواصل لديك.

· احرص على الاستماع جيدا:
لأن ذلك من أهم الأمور التي تساعدك على التقليل من الكلام. وحين تكون مستمعا، فذلك يعطيك الفرصة لتحديد الأمور المهمة، وتقوية علاقاتك مع الموظفين من خلال الاستماع إليهم. بالإضافة إلى خلق ثقافة راسخة من الاحترام والشفافية. كما أن  إنصاتك جيدا للآخرين، يعني اهتمامك بما يقولونه. فضلا عن أن ذلك يعزز طرح الأسئلة لتكوين فهم أفضل حول الفكرة التي يجري النقاش حولها، مما يحقق النتائج المطلوبة.