وفقًا للإحصاءات والأبحاث، فإن 47% من الموظفين ينظرون إلى اجتماعات العمل باعتبارها مَضيعةً للوقت. بينما يلجأ 92% من المشاركين في الاجتماعات إلى أحلام اليقظة. وحوالي 39% يقومون بالنوم أثناء الاجتماعات. يأتي هذا في الوقت الذي تتجاوز فيه جملة ماتنفقه الشركات على مستوى العالم 37 مليار دولار لتنظيم اجتماعات ليست ضرورية.

نعرض فيمايلي عشر طرق ينصح رجال الأعمال الناجحون باتباعها لجعل اجتماعاتك أكثر فعالية ونجاح.

1. يجب أن يكون لديك جدول أعمال مكتوب

يجب أن تتضمن أجندة الاجتماع جدول أعمال مكتوب تم تحضيره سابقاً، يحوي نقاطًا معيّنة تسمح للمشاركين بالتركيز على الهدف الأساسي الذي تم عقد الاجتماع من أجله.

2. احرص على صياغة مهام محددة في نهاية الاجتماع

ينبغي أن تبدأ الاجتماعات بهدف محدد وتنتهي بمهام ومسؤوليات، فالاجتماعات يجب أن تبدأ بتحديد مشكلة بحاجة إلى حلول. ومن ثّم التركيز في الاجتماع على حل تلك المشكلة، وإنهاء الاجتماع بقائمة من المسؤوليات التي يتم صياغتها من قبل المشاركين في الاجتماع.

3. أعطِ كل شخص فرصة واحدة على الأقل للتحدث

أحد الأسباب الرئيسية لكي تعم الفوضى في قاعة الاجتماعات هو عدم التنظيم. فالمشاركون في الاجتماع يتحدثون فقط بما يتبادر إلى أذهانهم دون التركيز على الهدف الرئيس للاجتماع. ولمعالجة هذه الإشكالية قم بمنح الفرصة ولو لمرة واحدة لكل شخص للتحدث والتعبير عن وجهة نظره بطريقة تسهم في إثراء الحوار والمناقشة.

4. قم بإغلاق وسائل التكنولوجيا

لكي تحصل على التركيز التام داخل الاجتماع عليك فصل الأجهزة التكنولوجية قبل البدء في الاجتماع، ويتم ذلك من خلال تفريغ قاعة الاجتماعات من كافة الوسائل التكنولوجية التي تؤدي إلى التشتيت وعدم الانتباه، بما في ذلك الهاتف المحمول.

5. أرسل محضر الاجتماع بعد نهايته

عليك إرسال النقاط والملاحظات التي تم الاتفاق عليها في الاجتماع للمشاركين فيه بعد نهايته. وتهدف تلك الخطوة إلى بقاء الجميع داخل الشركة في دائرة الاتصال من جهة، ولتأكيد ماتم الاتفاق عليه خلال الاجتماع من جهة أخرى.

6. قم بعقد بعض الاجتماعات الهامة خارج مقر العمل

في حال وجود اجتماع هام للأقسام أو الادارات الفرعية في الشركة يُفضّل أن يتم تنظيم الاجتماع في مكان ما خارج مقر العمل، سواء أكان ذلك في أحد المطاعم أو في قاعة الاجتماعات لأحد الفنادق. وفي هذه الحالة سيكون الحضور حيوياً ومهماً بالنسبة للمشاركين في الاجتماع باعتباره حدثاً جديداً يجب الالتزام بالمشاركة فيه.

7. كن منظماً في متابعة تنفيذ المهام

عليك إيجاد طريقة منظمة لمتابعة تنفيذ المهام التي يتم الاتفاق عليها خلال الاجتماعات، ويمكن لكل فريق في المؤسسة أو الشركة أن يقوم بإعداد التقارير المعنية بإنجاز المهام والمسؤوليات وتسهيل عمليات المتابعة.

8. احرص على عقد اجتماعات قصيرة وسريعة

حاول أن تكون الاجتماعات موزعة على مدار الأسبوع بشكل سريع وقصير. وقم بتحديد وقت الاجتماع في ساعة محددة ويوم محدد. و إبلاغ أعضاء الفريق بموعد الاجتماع.

9. لا تشتت انتباهك بمناقشة قضايا عديدة

يجب أن يتضمن جدول أعمال الاجتماع قضية واحدة إن أمكن، أو عددًا محدداً جداً من المواضيع. وتهدف هذه الخطوة إلى عدم تشتيت اهتمامات الفريق المشارك بين أكثر من قضية في آن واحد بما لا يسمح بمعالجة أيًا منها.

10. قم بدعوة الموظفين المعنيين بالاجتماع فقط

إن الاجتماعات ليست للتسللية وهدر الوقت، وإنما هي أداة من أدوات التعاون والتشارك. ففي حال تم دعوة الكثيرين ممن لا يعنيهم الاجتماع، فستصبح الاجتماعات مضيعة للوقت. ويتوجب عليك دعوة الفريق المعني بأمور الاجتماع فقط دون غيره.